La gestion électronique de documents (GED) est devenue une pratique courante qui permet de stocker, gérer et partager des documents sous forme électronique. Cependant, pour tirer pleinement parti des avantages offerts par la GED, il est essentiel d’optimiser son utilisation. Avant de chercher des solutions GED telles que Zeendoc ou EasyDrop, voici quelques astuces et conseils pour optimiser votre gestion électronique de documents.
Définir une stratégie claire et choisir la solution Gestion électronique de documents (GED) adéquate
Avant de rechercher une solution GED, il est important de définir vos besoins et d’établir une stratégie. D’abord, commencez par identifier vos objectifs. Souhaitez-vous réduire les coûts de stockage, faciliter la recherche de documents pour les utilisateurs, ou améliorer la collaboration ? Ensuite, déterminez les types de documents à gérer, les principaux utilisateurs de la GED et les processus à mettre en place pour la gestion des documents.
Par ailleurs, il existe de nombreuses solutions GED disponibles pour les professionnels. Ainsi, il est essentiel de choisir un outil qui répond spécifiquement à vos besoins pour optimiser son utilisation. Par exemple, EasyDrop est un outil simple d’utilisation axé sur la collaboration. En effet, il permet de partager rapidement des documents avec les clients et les collaborateurs. En outre, Zeendoc est une autre solution sur le marché, personnalisable en fonction de votre secteur d’activité. Elle permet la dématérialisation de divers types de documents, facilitant ainsi leur partage et leur stockage.
Former les utilisateurs et établir une politique de gestion des documents cohérente
Pour rendre votre GED plus efficace, il est utile de former les utilisateurs aux règles et aux processus de gestion des documents. Aidez-les également à se familiariser avec la solution GED que vous avez choisie. Une formation adéquate permettra aux utilisateurs d’exploiter au mieux les fonctionnalités de la GED et d’améliorer leur productivité.
Pour optimiser l’utilisation de votre outil GED, il est essentiel d’établir une politique de gestion des documents. Pour cela, créez une réglementation interne pour définir où chaque type d’information doit être stocké. Puis, établissez des règles concernant la création, l’organisation, la classification et la suppression des documents. Après cela, définissez également les autorisations d’accès et les règles de sécurité. Une structure claire et cohérente pour l’organisation et le nommage des fichiers facilitera l’accès et la recherche des documents.
Utiliser les métadonnées
Enfin, l’utilisation de métadonnées telles que la date de création, le type ou l’auteur du fichier peut être très utile pour optimiser votre GED. En effet, les métadonnées simplifient la lecture des données. Ainsi, cela faciliterait la recherche, la classification et l’archivage des documents. De plus, les documents peuvent être classés en fonction de leur nature ou de leur contenu. Les métadonnées fournissent des informations essentielles pour la mise en place de fonctions avancées et de règles de gestion dans votre outil.
